Das Firmenfahrzeug ist für den Alltag in vielen Unternehmen unersetzlich. Die Dienstwagen von Mitarbeitern, Transporter, LKW sowie andere Firmenfahrzeuge müssen zuverlässig verfügbar sein, um Termine verlässlich einhalten zu können. Sobald mehrere Fahrzeuge zu einem Unternehmen gehören, zeigt sich, wie schnell aus praktischer Mobilität ein eigener Verwaltungsbereich wird.
Die Mobilität beginnt im Büro
Die Planung beginnt lange vor der ersten Fahrt. Betriebe müssen wissen, welches Fahrzeug für welche Aufgabe eingesetzt wird und dabei gleichzeitig die Kosten im Blick behalten. Das kann mit Anbietern wie Radius leichter werden, denn viele Aufgaben rund um Fahrzeuge, Verbrauch und Abrechnung müssen dann nicht mehr getrennt voneinander betrachtet werden. So können Abläufe klarer strukturiert werden und am Monatsende müssen nicht erst umständlich Belege zusammengesucht werden.
Kosten, die nicht im Tankbeleg stehen
Der Preis an der Zapfsäule fällt sofort auf, während viele andere Ausgaben eher untergehen. Erst wenn sich solche Kosten nach und nach zu höheren Beträgen summieren, wird sichtbar, wie stark sie das Budget belasten. Manches fällt auch gar nicht auf. So kosten zum Beispiel Standzeiten bares Geld, denn die Fahrzeuge werden während dieser Zeit nicht gewinnbringend genutzt. Durch Umwege, die sich durch eine bessere Planung vermeiden lassen würden, steigt nicht nur der Verbrauch, sondern es geht auch Arbeitszeit verloren. Genau hier setzt ein durchdachtes Flottenverfolgung an, weil es nicht nur einzelne Tankvorgänge, sondern auch Standzeiten, Umwege und Nutzungsmuster berücksichtigt.
Telematik macht vieles sichtbar
Telematik verbindet Fahrzeugdaten mit digitaler Auswertung. Solche Systeme können zum Beispiel Standort, Fahrzeiten, Routen, Verbrauch oder technische Hinweise erfassen, so dass sie für eine bessere Planung genutzt werden können. Auf diese Weise wird beispielsweise sichtbar, ob Fahrzeuge lange im Leerlauf stehen, welche Strecken regelmäßig Zeit kosten oder wann eine Wartung ansteht. Das kann helfen, Touren besser zu planen und Ausfälle früher zu erkennen.
Wenn Diesel, Strom und Maut zusammenkommen
Viele Fuhrparks beschränken sich heute nicht mehr auf einen Fahrzeugtyp, sondern es werden viele unterschiedliche Fahrzeugarten genutzt. So können zum Beispiel neben Transportern mit Dieselantrieb auch einzelne E-Fahrzeuge vorhanden sein. Einige Autos können Eigentum der Firma sein, während es sich bei anderen um Leasingfahrzeuge handelt. All diese Fahrzeuge haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile und bringen auch bei der Verwaltung sehr unterschiedliche Anforderungen mit sich.
Klare Regeln im Firmenalltag
Firmenfahrzeuge brauchen keine übertriebene Bürokratie. Stattdessen sind klare und einfache Regeln wichtig. Es muss zum Beispiel geklärt sein, wer Schäden meldet, wer Reifen und Ladekabel regelmäßig prüft und welche Belege gesammelt und abgegeben werden müssen.
Solche Fragen wirken nur so lange unscheinbar, bis sie ungeklärt bleiben. Dann entstehen nämlich unnötige Verzögerungen, Diskussionen und Kosten, die niemand eingeplant hat. Eine gute Planung wird im Prinzip dadurch sichtbar, dass nur selten überhaupt danach gefragt werden muss.
